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Ein Workflow-System bzw.
Workflow Management System beschreibt optimierte, papierlose
Standardvorgänge zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Hierarchien.
Dokumente werden in Daten und in elektronische Formulare umgewandelt und
komplexe Arbeitsschritte automatisiert. Das Resultat ist eine
prozessorientierte, strukturierte, elektronische Vorgangsbearbeitung,
die Fehlerquellen eliminiert und Unternehmensvorgänge für alle
Beteiligten transparent abbildet.
Ziel ist ein automatisierter Informationsfluss zur vereinfachten
Weitergabe, Bearbeitung und Abschluss von Arbeitsabläufen innerhalb
strategischer, funktionaler oder administrativer Geschäftsabläufe.
Workflow Management-Systeme verkürzen die Zeit zwischen den einzelnen
Schritten eines Vorgangs, indem die Weiterleitung der erforderlichen
Informationen an die zuständige Person optimiert wird.
In Anbetracht des enormen Kostenaufwandes in der Verwaltung und den
damit verbundenen negativen Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit
werden Workflow Management-Systeme zu einem der wichtigsten
Produktivitätsfaktoren der Wirtschaft.
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