Der Export kann durch jeden zugriffsberechtigten Benutzer aus allen Ansichten der Help Desk Datenbank heraus aufgerufen werden. Dies erfolgt über die Aktion „Werkzeuge \ Export“.

Folgender Dialog wird angezeigt:

Abbildung 37: Exportdialog

Zunächst wird festgelegt, ob nur eine neue Datei erstellt werden soll oder gleich im Anschluss eine Anwendung gestartet wird. Wenn eine Anwendung gestartet werden soll, so wird die Datei auf der Festplatte angelegt und die gewählte Anwendung mit der Datei gestartet. Das Ergebnis des Exports wird also sofort in der gestarteten Anwendung angezeigt.

Zur Auswahl stehen MS-Word, MS-Excel und MS-Access, wobei das System feststellt, ob die entsprechende Anwendung auf dem lokalen Rechner installiert ist, bevor diese gestartet werden soll. Im Feld „Datei“ oder über die Schaltfläche links neben Datei wird dazu festgelegt, in welchem Verzeichnis auf dem lokalen Rechner, die exportierende Datei gespeichert werden soll.

Dazu wird ein Vorgabedateiname, der entweder aus dem Vorgabepfad und dem Vorgabedateinamen des Konfigurationsdokumentes erstellt wird oder wenn diese Werte nicht gepflegt sind, wird das TEMP-Verzeichnis des Benutzers aus den Umgebungsvariablen ausgelesen und der Standarddateiname aus Datenbank-Maske-Datum.csv gebildet (nähere Informationen können dem Administrationshandbuch entnommen werden).

Über den „Suchbereich“ wird bestimmt, welche Dokumente exportiert werden sollen. Zur Auswahl stehen Alle Dokumente in der Help Desk Datenbank, die mit der Maske erstellt wurden, alle Dokumente in der aktuellen Ansicht, die mit der Maske erstellt wurden oder alle vorher in der Ansicht vom Benutzer gewählten Dokumente, die mit der Maske erstellt wurden.

Über die Schaltfläche neben „Maske“ wird eine Maske gewählt, die exportiert werden soll. Diese werden aus dem Konfigurationsdokument ausgelesen und dem Benutzer angeboten. Sind keine Masken definiert, so wird der Benutzer darauf hingewiesen. Die Konfiguration der zu exportierenden Masken kann dem Administrationshandbuch entnommen werden.

Sobald die Maske gewählt ist, werden die für die Maske definierten Felder in die Feldliste „Exportfeld“ eingetragen und dem Benutzer zur Auswahl angeboten.

Danach kann bestimmt werden, ob die erste zu exportierende Zeile die „Titelzeile“ sein soll oder nicht (Titelzeile <ja>/<nein>). Soll die erste Zeile die Titelzeile sein, so werden alle gewählten Feldüberschriften in sortierter Reihenfolge als Überschrift exportiert.

In der Liste werden alle Felder angeboten, die im Konfigurationsdokument für die Maske definiert sind.

Der Benutzer kann jedoch bestimmen, welche Felder wirklich exportiert werden sollen und in welcher Reihenfolge diese in der exportierten Datei erscheinen sollen. Zunächst wählt der Benutzer die zu exportierenden Felder aus, indem in der Feldliste die entsprechenden Felder markiert oder demarkiert werden. Ein weiterer Weg besteht darin, über die Schaltflächen (alle markieren) oder (alle demarkieren), eine Auswahl zu treffen.

Anschliessend kann über die Schaltfläche „Sortieren“ die Reihenfolge der zu exportierenden Felder festgelegt werden.

Abbildung 38: Sortieren der zu exportierenden Felder

Sind alle Einstellungen vorgenommen worden, so wird der Export über die Schaltfläche „Exportieren“ gestartet.

Je nach Vorgabe wird das Ergebnis in Form einer CSV-Datei nur in das im Feld „Datei“ angegebene Verzeichnis gespeichert oder mit der entsprechenden Anwendung automatisch gestartet.

Bitte beachten Sie:

Solange die Export-Dialogbox angezeigt wird, können Änderungen an den Einstellungen vorgenommen werden und über die Schaltfläche „Exportieren“ weiteren Exports durchgeführt werden. Die Beendigung der Exportfunktionalität ist nur über das Fenstersymbol (Erscheinungsbild kann je nach Betriebssystem abweichen) möglich.

Die Export-Einstellungen können, sobald diese vollständig ausgefüllt sind, gespeichert werden. Gespeicherte Exporte können für späteren Gebrauch dann wieder geladen werden. Die entsprechenden Schaltflächen sind im Bereich „Exportvorgaben“ angesiedelt.